17. Communicatie & templates
Menu: Team → Communicatie
Dit hoofdstuk legt uit waar welk type template hoort. De backend heeft vier kanalen — niet één grote editor voor alles.
Waarom vier kanalen?
| Kanaal | Wie verstuurt? | Wanneer? |
|---|---|---|
| Transactionele e-mail | Het systeem | Automatisch bij een gebeurtenis (boeking, weekend, planning) |
| Groepsmail | Bestuur / penningmeester | Handmatig, jij kiest ontvangers en filters |
| Document (PDF) | Systeem bij factuur/bon | Geen e-mail — layout voor afdruk of PDF-bijlage |
| CRM-sjabloon | Teamlid in postvak | Alleen teksthulp; jij past aan vóór verzenden |
Verwar transactionele mail niet met groepsmail: de ene gaat automatisch bij één reservering, de andere mail je zelf naar tientallen leden.
(Screenshot volgt: communicatie-hub met vier kanalen)
Communicatie-hub openen
- Log in op eurofly-vechtdal.nl met teamrechten.
- Menu Team → groep Communicatie → Communicatie Hub.
- Je ziet vier kaarten met links naar de juiste module.
De hub wijzigt geen templates — alleen overzicht en uitleg.
1. Transactionele e-mail
Menu: Team → Communicatie → Transactionele e-mail
(vroeger: Instellingen → E-mailinstellingen)
Wat zit hier?
| Onderdeel | Functie |
|---|---|
| Templates | Vaste teksten per gebeurtenis (nieuwe boeking, annulering, weekend-mail, …) |
| Layout | HTML-wrapper rond {email_body} — logo, kleuren, voettekst |
| Groepen | Wie hoort bij {emailgroup_beheer}, {emailgroup_planning}, … |
| Log | Verzonden automatische mails terugzien |
Zie ook Communicatie → Verzendlog voor transactionele én groepsmail in één overzicht.
Werkwijze
- Open Transactionele e-mail.
- Kies een template → Bewerken.
- Gebruik placeholders uit de lijst (hoofdstuk 16).
- Testmail naar jezelf vóór je opslaat voor productie.
- Onderaan: E-mailinstellingen opslaan.
Tip: layout wijzigen? Eerst testmail — {email_body} moet in de layout blijven staan.
Betaalverzoeken (Openstaande betalingen)
Twee templates horen bij Betaalverzoek op Openstaande betalingen:
| Template | Wanneer |
|---|---|
| Startgeld: betaalverzoek (Mollie) | Startgeld vrije tandem (Nog overmaken) |
| Betaalverzoek (algemeen / factuur) | Solo-startgeld (lid/donateur), handmatige post of openstaande factuur |
Dit blijft de standaardtekst van de club. Placeholders zoals {customer_name}, {amount_eur} en {club_iban_line} vul je hier in het template — niet in de verzend-popup. {mollie_pay_button} is optioneel: alleen zetten als Mollie aanstaat.
Bij versturen opent Openstaande betalingen een ingevulde mail. De penningmeester mag onderwerp en bericht eenmalig aanpassen (persoonlijke zin, andere aanhef). Die wijziging gaat niet terug naar dit template. Layout (logo, kleuren) komt uit de layout hierboven. Een iDEAL-knop gaat niet automatisch mee als je die uit het template hebt gehaald. Versturen kan ook zonder Mollie.
Zie hoofdstuk 7 (Facturatie) voor de stappen in het scherm.
2. Groepsmail
Menu: Team → Communicatie → Groepsmail
Verschil met transactionele mail
- Jij kiest wie de mail krijgt (filters: lidtype incl. tandemklant, openstaand bedrag, …) en/of individuele contacten.
- Placeholders zijn per ontvanger (
{first_name},{amount_open}, …). - Geen automatische trigger bij één boeking.
Werkwijze
- Open Groepsmail.
- Stel filters in en/of zoek individuele contacten → preview aantal ontvangers (incl. eventueel overgeslagen omdat afgemeld).
- Kies of maak een template.
- Testmail → daarna Versturen.
Elke groepsmail bevat een afmelden van clubnieuws-mogelijkheid. Afgemelde adressen worden bij de volgende run overgeslagen; boekings- en betalingsmail blijven gewoon gaan. Zie ook hoofdstuk 9.
Na verzenden verschijnt in het verzendlog een totaalregel (bijv. “120 e-mails verzonden … (3 overgeslagen — afgemeld)”), naast de regels per ontvanger.
3. Documenttemplates (PDF)
Niet onder Communicatie in het menu — facturen en bonnen blijven in Administratie en Tandem beheer. De hub linkt ernaartoe.
| Document | Menu | Tab |
|---|---|---|
| Factuur-PDF | Team → Facturen | Templates & factuursoorten |
| Tandembon-PDF | Team → Tandem Bonnen | Templates & bonsoorten |
Volledige placeholder-lijsten: hoofdstuk 15.
Altijd: PDF-voorbeeld bekijken vóór live facturen of bonnen.
4. CRM-sjablonen (snippets)
Menu: Team → Communicatie Hub → vak CRM → Sjablonen
(of Klantpostvak → tab Sjablonen)
Wat zijn dit?
- Korte antwoordteksten voor het klantpostvak.
- Geen automatische verzending.
- Invullen in een concept → zelf aanpassen → verzenden.
Placeholders: {naam}, {afzender_naam}, … — zie hoofdstuk 10 (CRM).
Vanuit hetzelfde CRM-vak op de hub: Mailboxen configureren, Ochtendmail en Instellingen.
Snelle keuzehulp
| Ik wil… | Ga naar… |
|---|---|
| Mail bij nieuwe tandemboeking aanpassen | Communicatie → Transactionele e-mail |
| Mail naar alle leden met openstaande contributie | Communicatie → Groepsmail |
| Factuurlayout wijzigen | Facturen → Templates & factuursoorten |
| Standaardantwoord op info@ voorbereiden | Communicatie Hub → CRM → Sjablonen |
| Mailboxen (IMAP) toevoegen/testen | Communicatie Hub → CRM → Mailboxen configureren |
| Ochtendmail / CRM-instellingen | Communicatie Hub → CRM → Ochtendmail / Instellingen |
| Logo in alle automatische mails | Transactionele e-mail → Layout |
| Standaardtekst van een betaalverzoek | Transactionele e-mail → Startgeld / algemeen betaalverzoek |
| Eén betaalmail anders formuleren bij versturen | Openstaande betalingen → Betaalverzoek |
Verzendlog (geharmoniseerd)
Menu: Team → Communicatie → Verzendlog
Eén overzicht van alle uitgaande e-mails die PSM logt:
| Kanaal | Bron |
|---|---|
| Transactionele e-mail | Automatische team-mail (boekingen, weekend, ochtendmail als één totaalregel), factuur-e-mails, tandembon-PDF aan klant, SF-validatiemail |
| Groepsmail | Handmatige mail via Leden → Groepsmail |
| Klantpostvak | Uitgaande CRM-mail |
Filter op type e-mail (automatisch / groepsmail / klantpostvak), periode (vandaag, gisteren, laatste 7/30 dagen, deze/vorige maand, of aangepast), status (verzonden / mislukt / overgeslagen) of zoek op e-mailadres en onderwerp. Standaard zie je de laatste 7 dagen. Klik op een regel: het bericht opent bij die regel, zodat je het meteen ziet. De ochtendmail (goedemorgen) staat als één regel (“… goedemorgen-e-mails verzonden”), niet per ontvanger.
Was er een bijlage (bijv. factuur-PDF of tandembon)? Dan zie je een paperclip bij de regel. In het detail kun je die bijlage openen of downloaden.
Het verzendlog (communicatie-log.html) is het centrale overzicht voor alle kanalen (transactioneel, groepsmail, CRM, enz.). Transactionele e-mail heeft geen apart log-tab meer.
Foutlog (technische meldingen)
Menu: Team → Communicatie → Foutlog (alleen beheerder)
Als er in de Start Manager een echte fout optreedt (netwerk, API, server), ziet de gebruiker een popup met de melding en het verzoek contact op te nemen via helpdesk@eurofly-vechtdal.nl. Dezelfde fout wordt in dit log bewaard (tijd, gebruiker, module, bericht, detail).
Klik op een regel voor details. Met het prullenbak-icoon per regel wis je die melding definitief uit het log (na bevestiging). Met Wis alles leeg je het hele foutlog in één keer (ook na bevestiging).
Validatiehints (“Typ eerst…”) blijven korte toasts en komen niet in dit log.
Nieuwe fouten sinds gisteren verschijnen ook in de ochtendmail (Communicatie Hub → CRM → Ochtendmail → sectie Team Backend-foutlog), zodat je ze ’s ochtends niet mist.
Placeholders — waar staat de lijst?
| Type | Hoofdstuk |
|---|---|
| E-mail (transactioneel + groep) | 16 — Shortcodes site en e-mail |
| Factuur- en bon-PDF | 15 — Templates en placeholders |
| CRM-sjablonen | 10 — CRM klantcontact |
Toekomst (voor redacteuren)
Fase 1 (menu + uitleg), fase 2 (gedeelde JS-editor psm-template-editor.js), fase 3 (gedeelde PHP document-engine psm-document-templates.php voor factuur/bon-PDF) en fase 4 (geharmoniseerd verzendlog) zijn live. Later: gedeelde instellingen-structuur (fase 5).
Veelgemaakte fouten
- Groepsmail-template gebruiken waar transactionele bedoeld is (geen filters / verkeerde placeholders).
- PDF-placeholder
{line_items_table}vergeten op facturen. - Template wijzigen zonder testmail of PDF-voorbeeld.
- CRM-sjabloon denken dat die automatisch verstuurt — dat doet hij niet.
- Bij een betaalverzoek de club-template overschrijven omdat je één mail wilt bijsturen — pas die mail aan bij versturen; het template blijft de standaard.