7. Facturatie

Menu: Team → Facturen en Openstaande betalingen
Voor: penningmeester, bestuur (lezen), administrator

Dit hoofdstuk beschrijft het volledige factuurproces: concept maken, versturen, betaling registreren, en openstaande posten afhandelen.

Hoe hangt het samen?

  Conceptfactuur
       ↓ Verzenden
  PDF naar debiteur + openstaande betaling
       ↓ Debiteur betaalt
  Knop Betaald → mutatie in kasboek
Status factuur Openstaande betaling Kasboek
Concept Nee Nee
Verzonden Ja, nog te betalen Nee
Betaald Afgehandeld Ja, inkomsten
Geannuleerd Geannuleerd Nee

Facturen — tab Facturen

Lijst gebruiken

  1. Open Team → Facturen → tab Facturen.
  2. Filter op status (concept / verzonden / betaald), jaar of zoek op nummer / debiteur.
  3. Per regel staan acties — van links naar rechts o.a.:
Knop Wanneer?
Wissen (rood, test) Alleen testfase — definitief verwijderen na typen WIS
Voorbeeld / PDF Layout bekijken
Verzenden Concept → debiteur + openstaande post
Bewerken Alleen concept
Betaald Verzonden factuur — geld ontvangen
Herinnering Debiteur nog niet betaald
Mollie-link Als online betalen is ingeschakeld

Facturenlijst

Nieuwe factuur maken — stap voor stap

Nieuwe factuur

  1. Klik Nieuwe factuur.
  2. Debiteur:
    • Zoek een lid, donateur, relatie of tandemklant (op naam, e-mail, telefoon of lidnummer), of
    • Vul vrije naam + e-mail in (eenmalige debiteur).
  3. Factuursoort kiezen (bijv. Standaard, Contributie) — bepaalt template.
  4. Regels toevoegen:
    • Handmatig: omschrijving, aantal, prijs excl. btw, btw 0% / 9% / 21%, kasboekcategorie
    • Of Artikel toevoegen — kies uit catalogus (tab Artikelen); categorie kun je daarna per regel aanpassen Artikel kiezen
  5. Standaard kasboek — voor nieuwe regels. Per regel kies je daarna de categorie waar dat bedrag bij betaling in het kasboek moet landen (bijv. startgeld + verhuur op één factuur). Niet zichtbaar op de PDF.
  6. Uitsplitsen op één regel (split-icoon naast Kasboek): als de klant één regel ziet, bijv. “Startgeld inclusief begeleiding”, maar jij intern twee posten wilt. Verdeel het regelbedrag incl. btw over categorieën (startgeld als inkomst, begeleiding als uitgave). De delen moeten samen gelijk zijn aan de regel. Begeleiding is een interne kost (geen extra bankafschrijving). De PDF blijft één regel.
  7. Optioneel: vervaldatum, referentie, opmerking voor debiteur.
  8. Opslaan concept.

Controleer totalen onderaan vóór verzenden. Btw 0% moet ook echt 0% blijven na opslaan.

Factuur verzenden

  1. Open een concept uit de lijst.
  2. Klik Verzenden.
  3. Het systeem:
    • Maakt een PDF (uit jullie template)
    • Zet een openstaande betaling klaar
    • Kan optioneel een e-mail met PDF sturen (vinkje bij verzenden)

Status wordt Verzonden. Debiteur kan betalen met vermelding factuurnummer op de PDF.

Voorbeeld (oog-icoon) toont de factuur als webpagina. PDF (document-icoon) opent dezelfde inhoud als bestand — ook vanuit Openstaande betalingen via het factuurnummer.

Als je e-mail met PDF aanzet, verschijnt de verzending in Communicatie → Verzendlog (geslaagd of mislukt). Zonder e-mailvinkje blijft de factuur verzonden, maar komt er geen regel in het verzendlog.

Factuur op Betaald zetten

Als het geld binnen is (bank, contant, Mollie):

  1. Zoek de verzonden factuur.
  2. Klik Betaald.
  3. Kies betaalmethode en betaaldatum (standaard vandaag).
  4. Er verschijnt automatisch een kasboekmutatie op die betaaldatum (niet de factuurdatum — dit is een kasboek).

Eén categorie op de factuur

Staat alles op één kasboekcategorie, dan komt er één mutatie direct op die categorie — zoals voorheen.

Meerdere categorieën (of regel uitsplitsen)

Bij Betaald met meerdere categorieën (of een uitgesplitste regel) gebeurt het volgende:

  1. Eén bruto-inkomst op bank/kas/Mollie — het volledige factuurtotaal. Die regel matcht het bankafschrift.
  2. Interne verdeling naar de categorieën uit de factuurregels (startgeld, tandem, verhuur, …). Die regels zijn intern — geen extra bankbeweging.

In het kasboek zie je de bruto-regel met ↔ verdeling (N). Klik op het pijltje om de onderliggende categorieën te tonen.

Een uitgave-deel (begeleiding) blijft een interne kost, niet als extra pin van de bank.

Tandembon: staat de verkoop al in het kasboek via Tandem Bonnen (Betaald), dan komt er geen tweede mutatie op tandem — de betaling wordt aan die regel gekoppeld (datum blijft de datum waarop de bon al is betaald).

De openstaande post verdwijnt uit “open”.

Tab Artikelen — catalogus / prijslijst

Doel: vaste producten (bijv. tandem, contributie, cursus, verhuur) eenmalig vastleggen, snel op facturen plakken, én (optioneel) tonen op de publieke tarievenpagina.

Menu: Team → Shop → Website-prijslijst voor /tarieven/. Productcatalogus + shop-import: Team → Shop → Producten-Shop.

Shop-import (PHI/NOVA/…) komt in dezelfde catalogus (SHOP-…). Facturen kiest producten op regels.

Artikelen-catalogus

Artikel aanmaken

  1. Tab Artikelen → Nieuw artikel.
  2. Vul in:
Veld Verplicht Toelichting
Artikelcode Ja Uniek, bijv. TANDEM
Naam Ja Komt op factuurregel
Beschrijving Nee Extra tekst / intern
Foto Nee Alleen in catalogus, niet op PDF-regel
Stuksprijs excl. Ja In euro
Btw Ja 0%, 9% of 21%
Actief — Alleen actieve artikelen in keuzelijst
Tonen op prijslijst — Ja = zichtbaar op de publieke site /tarieven/
Prijslijst-sectie Bij tonen Lier / Tandem / Verhuur
Publieke naam Nee Anders de factuurnaam
Opmerking (publiek) Nee Kolom Inbegrepen of Opmerking op de site

Nieuw artikel

  1. Opslaan.

Na een prijswijziging: Opslaan in Website-prijslijst. /tarieven/, de tandembon-pagina en de bestelbon halen de prijzen live op — geen herbouw/deploy nodig. Dezelfde artikelen sturen ook startgeld (Start Logboek) en contributie (nieuwe periodes). Zie hoofdstuk 12 voor de vaste codes.

Secties op /tarieven/ (standaard): Vrij vliegen lier, Tandemvlucht tarieven, Opleidingen (lespakketten met “Op standaard prijslijst”), Verhuur materiaal. Secties beheer je onder Website-prijslijst → groepen. Per sectie kun je optioneel Condities zetten (korte tekst onder die tabel).

Artikel bewerken

Artikel bewerken

  1. Kies Bewerken icon in artikel regel (Rechts)
  2. Maak modificaties
  3. Opslaan

Artikel op factuur gebruiken

  1. In factuur-editor: Artikel toevoegen.
  2. Kies artikel — omschrijving wordt CODE — naam, prijs en btw worden ingevuld.
  3. Regel mag daarna nog bewerkt worden (aantal, korting, tekst).

Nieuw artikel dialoog

Tab Templates

Layout van PDF-facturen aanpassen — uitgebreid beschreven in hoofdstuk 15.

Kort: Templates → template kiezen → placeholders {invoice_no}, {line_items_table}, enz. → PDF-voorbeeld testen. Type: Standaard komt niet op de klantfactuur (andere soorten zoals Contributie wel, als die in de template staan).

Clubgegevens op factuur

Menu: Team → Instellingen → tab Facturatie (alleen bestuur en beheerder)

Hier stel je in:

  • Btw-plichtig (J/N): uit = geen btw-tariefkeuze op facturen, producten en prijslijst (alles 0%). Op de factuur (PDF, voorbeeld, e-mail) staat dan geen btw: geen btw-nummer, geen btw-kolom op de regels, geen btw-regel bij de totalen. KvK blijft. Het btw-nummer blijft bewaard in de instellingen voor als je later weer btw-plichtig wordt. Controleer een factuurvoorbeeld na het uitzetten.
  • Clubadres, KvK, btw-nummer, IBAN, e-mail club
  • Optioneel: Mollie voor online betaallinks

Clubnaam en logo staan onder Team → Instellingen → tab Club.

Deze gegevens vullen placeholders op de PDF.

Openstaande betalingen

Menu: Team → Openstaande betalingen

Soorten posten

Type Herkomst
Startgeld Automatisch na vliegdag (per deelnemer); zichtbaar in Start Logboek en af te handelen hier
Factuur Na verzenden factuur
Handmatig Zelf toegevoegd vordering

Acties per regel

Actie Effect
Betaald Kies betaalmethode + betaaldatum → kasboek op die betaaldatum + status betaald
Betaalverzoek Openstaand startgeld (vrije tandem en solo/lid/donateur) of handmatige post: e-mail volgens de club-template. Je ziet eerst de ingevulde club-mail en mag die alleen voor deze verzending aanpassen
Mollie-link Kopieer betaallink (factuur, startgeld, handmatige post)
Herinnering Alleen facturen — e-mail met factuur-PDF
Kwijtschelden Geen kasboek — “niet meer innen”
Annuleren Geen kasboek — gekoppelde factuur geannuleerd
Wissen (test) Definitief verwijderen — typ WIS

Factuurnummer in kolom Omschrijving is klikbaar — opent de PDF.

Betaalverzoek versturen

  1. Klik Betaalverzoek op de regel.
  2. Controleer Aan (e-mail). Pas zo nodig aan.
  3. Onderwerp en Bericht komen uit de club-template (Communicatie → Transactionele e-mail), al ingevuld met naam, bedrag en vluchtdag. Je mag de tekst voor deze ene mail aanpassen (andere aanhef, extra zin).
  4. Onder het bericht zie je een voorbeeld met club-layout (logo, kleuren). Een iDEAL-knop gaat alleen mee als {mollie_pay_button} in het template staat én Mollie aanstaat. Zonder Mollie kun je gewoon versturen (bijv. met IBAN-gegevens).
  5. Te veel gewijzigd? Opnieuw uit template zet onderwerp en bericht terug naar de club-standaard. Jouw aanpassing wordt niet in het template opgeslagen.
  6. Versturen.

Standaardteksten beheer je onder Communicatie → Transactionele e-mail: Startgeld: betaalverzoek (Mollie) voor vrije tandem, Betaalverzoek (algemeen / factuur) voor de overige posten. Zie hoofdstuk 17.

(Screenshot volgt: openstaande betalingen met acties)

Handmatige openstaande post

Voor startgeld-achtige situaties buiten automatische flow:

  1. Nieuwe post (indien beschikbaar).
  2. Naam debiteur, bedrag, omschrijving, categorie.
  3. Later Betaald of kwijtschelden.

Bulkacties (tab Facturen)

Actie Doel
Bulk contributie Conceptfacturen voor alle leden met open contributieperiode
Herinneringen E-mail naar debiteuren met vervallen openstaande facturen

Bulk contributie — typische flow:

  1. Zorg dat contributieperiodes en bedragen in Leden kloppen (hoofdstuk 9).
  2. Facturen → Bulk contributie → jaar/periode kiezen.
  3. Controleer gegenereerde concepten één voor één of steekproef.
  4. Verzend pas als alles klopt.

Mollie (online betalen) — optioneel

Als de club Mollie gebruikt:

  1. Vul API-sleutel in bij Team → Instellingen → Facturatie (test- of live-sleutel).
  2. Op factuur/openstaande post verschijnt een betaallink of knop Mollie-link.
  3. Startgeld vrije tandem (passagier Nog overmaken): na dag afsluiten staat de post hier open — gebruik Betaalverzoek (ingevulde mail die je nog mag bijsturen) of kopieer de link voor WhatsApp.
  4. Na betaling via iDEAL: webhook zet post op betaald en schrijft kasboek — inkomsten bruto (bijv. startgeld I005); Mollie-kosten als aparte uitgave (U014). Passagier komt op een bedankpagina terug.

Zonder Mollie: debiteur betaalt via overschrijving met factuurnummer als kenmerk. Mollie-account vereist een gekoppelde zakelijke bankrekening — zie technisch stappenplan docs/PSM-STARTGELD-BETAALVERZOEK-MOLLIE-PLAN.md §14.

Checklist penningmeester (maandelijks)

  1. Open Openstaande betalingen — alles ouder dan X weken?
  2. Herinnering sturen of bellen.
  3. Betaald zetten zodra bank is gecontroleerd.
  4. Kasboek filteren — klopt met bankafschrift?
  5. Begroting bijwerken indien nodig (hoofdstuk 6).

Veelgestelde vragen

Kan ik een verzonden factuur nog wijzigen?
Meestal niet — annuleer en maak een nieuwe concept, of vraag administrator.

Btw klopt niet op regel.
Controleer btw 0% expliciet; 0 is geldig. Artikel opnieuw opslaan als oude catalogus verkeerde btw had.

Debiteur ziet geen PDF.
Controleer e-mail; stuur PDF handmatig via PDF-knop. Als de PDF leeg is terwijl het voorbeeld wél klopt: Team Admin-plugin bijwerken (PDF-generatie).

← Inhoudsopgave PDF