5. Tandem beheer

Menu-groep: Team → Tandem Beheer
Voor iedereen die tandem-afspraken, de wachtlijst, cadeaubonnen en passagiershistorie beheert.

Tandem Boekingen — aankomende afspraken

Menu: Team → Tandem Boekingen

Waarvoor?

Overzicht van toekomstige tandem-afspraken. Gebruik vóór en op de vliegdag om te zien:

  • Wie wanneer komt vliegen
  • Contactgegevens (bellen bij vertraging)
  • Of er een cadeaubon is gebruikt
  • Status van de boeking (inclusief reserveringen met status Wachtlijst — dat is iets anders dan de tandem-wachtlijst-module hieronder)

Typische werkwijze vóór een vliegdag

  1. Open Tandem Boekingen (of Komend weekend voor een print — hoofdstuk 4).
  2. Filter op de relevante periode als dat kan.
  3. Loop de lijst na: ontbrekende telefoonnummers, dubbele boekingen, opmerkingen.
  4. Op het veld: bij tandem-start in Start Manager koppel je de passagier aan de juiste boeking (hoofdstuk 3).

(Screenshot volgt: tandem boekingen lijst)

Veelvoorkomende situaties

Situatie Actie
Passagier staat in boekingen maar niet op startlijst Normaal — passagier hoeft zich niet als piloot aan te melden
Boeking vandaag, geen vlucht gelogd Controleer Start Manager tandem-start
Klant wil wijzigen Via boekingssysteem / contactpagina — niet alleen in PSM
Weekend is vol / mensen op wachtlijst Open Wachtlijst (zie hieronder)

Wachtlijst — volgorde en handmatig beheer

Menu: Team → Wachtlijst

Waarvoor?

Wanneer een weekend vol is, kunnen klanten zich op de wachtlijst zetten (via Boeken op de site). In deze module beheert het team:

  • Welke weekenden wachtlijst-inschrijvingen hebben
  • De volgorde (wie eerst een aanbod krijgt bij vrijgekomen plekken)
  • Handmatig iemand toevoegen, prioriteit markeren, rematch of verwijderen
  • Een read-only overzicht van de boekingen van dat weekend ernaast

Op Komend weekend zie je de wachtlijst ook terug als overzicht (alleen kijken).

(Screenshot volgt: wachtlijst module met weekendlijst en inschrijvingen)

Typische werkwijze

  1. Open Wachtlijst.
  2. Kies links een weekend (alleen weekenden met actieve wachtlijst staan in de lijst; gebruik Vroeger / Later voor andere periodes).
  3. Filter optioneel op zaterdag of zondag.
  4. Pas de volgorde aan met ↑ / ↓ of door een regel te slepen.
  5. Gebruik Handmatig toevoegen om een tandemklant te zoeken en op een dag te zetten.
  6. ★ markeert prioriteit (zichtbaar in de lijst); de volgorde bepaalt wie eerst een aanbod krijgt.
  7. Rematch probeert opnieuw aanbiedingen te sturen als er capaciteit is.

Veelvoorkomende situaties

Situatie Actie
Iemand moet naar voren Sleep de regel omhoog of gebruik ↑
Klant belt en wil op de lijst Handmatig toevoegen → zoek op naam/e-mail
Plek vrijgekomen (annuleren of verwijderen in Tandem Boekingen) Automatisch aanbod naar de volgende op de wachtlijst (e-mail). Lukt dat niet: Rematch
Plek vrijgekomen, niemand gebeld / geen mail Open Wachtlijst → Rematch op die dag
Verkeerde inschrijving Verwijder (klant krijgt geen aanbod meer voor die dag)

Tandem Bonnen — cadeaubonnen verkopen

Menu: Team → Tandem Bonnen

Onderdelen

Tab / onderdeel Functie
Bonnen Lijst van verkochte bonnen, status, vlucht-saldo, Printvoorbeeld / PDF openen
Templates & bonsoorten Hoe de PDF eruitziet (logo, tekst, QR-code); eigen templates toevoegen of veilig verwijderen

Bon verkopen — wizard (stap voor stap)

  1. Open Tandem Bonnen → tab Bonnen.
  2. Klik Nieuwe bon — er opent een wizard met vier stappen (zonder Overzicht), direct in bewerkmodus:
    1. Bon — type is vast Vechtdal (EVP) (geen Eurofly of Surprise Factory in de wizard; bestaande Eurofly-bonnen blijven in de lijst zichtbaar/bewerkbaar). Aantal (1–99) en bon-template ernaast. Bij aantal > 1 kies je de modus (standaard: elke reservering één bon). Bij losse nummers zie je alleen Eerste bonnummer … Laatste bonnummer; bij één nummer of multi-credits het veld Bonnummer. Bestel- en uitgiftedatum. De wizard sluit niet als je buiten het venster klikt — gebruik Sluiten. Nieuwe Vechtdal-bonnen krijgen een controlecode (3 tekens) die ook in de QR zit.
    2. Contact — bestelcontact (e-mail + naam van de koper — niet “op naam van de vlieger”). Optioneel koppelen aan een bestaand account (alleen voor contactgegevens; de bon zelf is niet “van” dat account — credential = bonnummer + controlecode).
    3. Betaling — totaalbedrag voor de bestelling (standaard uit de website-prijslijst, product TANDEM-LIER; bij multi-credits op één bon: eenheidsprijs × aantal, of pakketcode TANDEM-LIER-N als die bestaat; bij losse nummers: bedrag per bon), betaalstatus, betaalmethode, opmerkingen.
    4. Samenvatting — overzicht van type, bonnummer(s), contact, bedrag en betaling; optioneel direct per e-mail naar het bestelcontact; daarna Opslaan. Printvoorbeeld staat niet op deze stap (wel via Overzicht na opslaan).
  3. Gebruik Volgende / Terug, of klik op een stap in de balk bovenin.

Bestaande bon openen

Klik op een regel in de lijst. De wizard opent op Overzicht in alleen-bekijken-modus (samenvatting van de bon; geen reserveringsblok op dit scherm). Van daaruit:

  • Blader met Volgende / de stappenbalk door Bon / Contact / Betaling / Samenvatting — velden zijn niet bewerkbaar
  • Op Overzicht: Bewerken, Printvoorbeeld, Genereer PDF, Mail, Historie; onderaan Sluiten
  • Bij een SF-bon met status te valideren ook: Geldig / Niet geldig (direct valideren of afwijzen; na Geldig volgt de vraag om de tandembon te mailen) en Validatiemail opnieuw (stuurt de Geldig/Niet-geldig-mail opnieuw naar het team; negeert de uur-limiet)
  • Pas na Bewerken worden velden bewerkbaar; dan ook Wis en op Samenvatting Opslaan. Op Samenvatting kun je de bonstatus wijzigen (alle statussen); bij een wijziging vraagt het systeem om een reden (historie).
  • Zonder Bewerken: alleen bekijken en Sluiten (geen opslaan)

Surprise Factory komt niet via Nieuwe bon. Op Tandem Bonnen staat de knop SF-bon activeren (opent een popup met het activatieformulier). Klanten doen hetzelfde via Boeken op de website (popup) of de pagina SF-bon verlengen. Direct na indienen verschijnt de bon in het overzicht met status Te valideren (bovenaan de lijst). Open de bon en kies Geldig of Niet geldig op Overzicht — of gebruik de e-mail naar het team: de link opent eerst een bevestigingspagina; pas na een knopklik wordt de bon echt goedgekeurd of afgewezen (links zijn beperkt geldig, ongeveer 3 dagen). Na Geldig (link of knop) krijg je de vraag of de tandembon-PDF naar de klant moet; het e-mailadres staat erbij en je kunt meteen Mail tandembon nu kiezen (of later via Mail). De klant-PDF heeft bonnummer SF + ordernummer en controlecode = ACM-code; in het systeem blijft elke ACM een eigen rij (zelfde order, andere ACM → twee bonnen). De bon blijft zichtbaar met status Beschikbaar (of Gepland als er al een reservering aan hing). Mist de validatiemail of werkt de team-link niet meer: open de bon → Validatiemail opnieuw. Team ziet aan het voorvoegsel SF… vs EVP… om welk type het gaat.

Een SF die in Team aan een account is gekoppeld (groene check / Account gekoppeld), verschijnt bij die klant onder Mijn account → Mijn bonnen en — als er nog een vrije vlucht is — onder Reserveren → Bon kiezen → Mijn bonnen. Koppeling gebeurt alleen op e-mail (bestelcontact = WP-login van het tandemklant-account) — niet op naam en niet op “wie de bon heeft aangemaakt”. Ontkoppelen wist de accountkoppeling (tandem_client_id); bestelnaam en -e-mail blijven staan. Opslaan daarna koppelt niet opnieuw via naam. Als bestel-e-mail en WP-login verschillen, blijft de bon weg uit Mijn bonnen van dat login-account. Is de status ten onrechte nog “1 gereserveerd” terwijl alle afspraken geannuleerd zijn, dan herstelt het systeem de bon automatisch naar beschikbaar zodra de klant Mijn bonnen of Reserveren opent.

Aantal > 1 — kies een modus (standaard: losse nummers):

Keuze Resultaat Wat je ziet
Elke reservering één bon N aparte bonnummers, elk 1 vlucht Alleen Eerste … Laatste bonnummer (geen apart Bonnummer-veld)
N starts op één bon Één bonnummer met N vlucht-credits; QR toont het aantal vluchten; credits mogen over meerdere dagen Eén Bonnummer-veld met (Nx) erachter (bijv. EVP20260801 (3x))

Vechtdal-bonnummers hebben het formaat EVP + jaar+maand + twee cijfers (bijv. EVP20260801). Elk nummer is uniek in het systeem.

De PDF bevat meestal een QR-code (met controlecode). De ontvanger scant die of opent de link om online een datum te reserveren. Bij multi-use staat in de QR-link ook het totale aantal vluchten (weergave); het resterende saldo wordt op de server bijgehouden. Afschrijven van een credit gebeurt bij start op het veld, niet al bij reserveren. Bij een multi-vlucht-bon gaat alleen het vlucht-saldo (verbruikt / rest) omhoog bij elke start; de bonstatus wordt pas Gebruikt als alle credits op zijn.

Vlucht-saldo per bon

In de lijst en op de wizardstap Overzicht zie je per bon:

Getal Betekenis
Vluchten Totaal aantal vlucht-credits op de bon (1 bij eenmalig, N bij multi-use)
Gereserveerd Credits gekoppeld aan een open afspraak (nog geen start geregistreerd)
Verbruikt Credits waarvan de tandemstart al is geregistreerd
Rest Nog vrij te reserveren

Voorbeeld: Vluchten: 10 · Gereserveerd: 2 · Verbruikt: 3 · Rest: 5. Ook een eenmalige bon (1 vlucht) toont deze vier getallen (bijv. gereserveerd 1 / rest 0 zodra er een afspraak is).

(Screenshot volgt: bon PDF met QR-code)

Printvoorbeeld / PDF

Open een bon in de lijst → wizardstap Overzicht:

  • Printvoorbeeld — toont de bon zoals afgedrukt (zelfde PDF als bij download), boven de open bon-wizard. Werkt voor opgeslagen bonnen met status beschikbaar (en later), zodra template + gegevens genoeg zijn. Optioneel Open in groot venster vanuit dat printvoorbeeld-venster.
  • Genereer PDF — download het bestand (genereert QR + PDF indien nodig).
  • Mail — vraagt om een e-mailadres (standaard: bestel-e-mail van de bon) en stuurt de bon-PDF daarheen.
  • Op het tabblad Templates & bonsoorten blijft het template-voorbeeld (scherm / afdruk / PDF) voor ontwerp zonder concrete bon.

(De oude knop Uitgeven is verwijderd: die deed hetzelfde als Genereer PDF + optioneel Mail, zonder statuswijziging.)

Template-placeholders voor aantal vluchten: {vluchten} (of {uses_label} / {flights_text}) → bijv. 1 vlucht / 10 vluchten. Zie hoofdstuk 15.

Na verkoop

  • Geef de PDF aan de klant (mail of print). Bij meerdere losse bonnen: één mail met alle nummers/PDF’s.
  • Bon staat in de lijst met status (open, gebruikt, verlopen — afhankelijk van type).
  • Bij reservering verschijnt de boeking in Tandem Boekingen; de bon wordt gekoppeld (gepland). Een vlucht-credit wordt pas afgeschreven bij de tandemstart in Start Manager (niet al bij boeken). Een multi-use bon (N starts op één nummer) mag in één boeking op meerdere tijdslots worden gezet, zolang er nog vrije credits zijn (rest − al gereserveerd). Een eenmalige bon blijft max. één slot.

Bij Surprise Factory die nog te valideren is: de start in Start Manager vraagt om een ter plaatse-controle (ordernummer, ACM-code, geldigheidsdatum), tenzij het team al via Bonnen of de e-mail-link Geldig heeft gekozen.

Bij handmatig boeken in Tandem Boekingen: de tijdslots staan als compacte kaarten in meerdere kolommen (zoals de weekendkeuze bij klanten). Geboekte of geblokkeerde tijden zie je wel, maar alleen met label Geboekt / Niet beschikbaar — zonder namen. Onder Bon kiezen staan eerst de accountbonnen van de gekozen persoon, daarna onder Nieuwe / andere bon drie typen (Vechtdal Paragliding-bon, Eurofly-bon, Surprise Factory-bon). Bij zo’n keuze vul je de gegevens in (Vechtdal: bonnummer + controlecode; Eurofly: bonnummer; SF: ordernummer + ACM-code).

Template aanpassen: hoofdstuk 15 (placeholders {qr_code}, {recipient_name}, enz.). Op het tabblad Templates & bonsoorten staan templates, placeholders en bonsoorten in aparte blokken links; de editor en het voorbeeld rechts.

Tandem gasten — passagiers overzicht

Menu: Team → Tandem gasten

Waarvoor?

Alle geregistreerde tandem-passagiers (uit starts op het veld en boekingen). Zoek op naam, zie vluchten per persoon, spot mogelijke dubbele boekingen.

Handelingen

  1. Zoeken op (deel van) een naam.
  2. Detail openen — alle vluchten + aankomende afspraken voor die gast.
  3. Regel verwijderen — alleen bij duidelijke fout (dubbele invoer); niet om “boeking te wissen” zonder overleg.

Koppeling met Start Manager

Als startleiding een tandem-start logt met passagiersnaam ( gekoppeld aan boeking of vrije naam), verschijnt die registratie hier. Daardoor kloppen statistieken en historie voor passagiers.

Samenwerking veld ↔ administratie

Bon verkopen / SF Geldig  →  PDF + QR / mail  →  Klant reserveert online
                                                    ↓
Tandem Boekingen  ←  afspraak in systeem
                                                    ↓
Vliegdag: Aanmelden tandem → startlijst
          of vrije tandem + betaalscherm
          of Walk-in (met bon)
                                                    ↓
Start + Bon-controle (EVP/SF/Eurofly)  →  credit afgeschreven
          of startgeld Contant/Bank/Mollie/Gratis/Training
                                                    ↓
Tandem gasten / Start Logboek / Openstaande betalingen
Rol Taak
Tandem verkoop / balie Bonnen, SF Geldig, vragen klant
Startleiding Aanmelden tandem, betaalscherm vrije gast, bon-controle bij start (hoofdstuk 3)
Planning Komend weekend + boekingen checken (hoofdstuk 4)
Penningmeester Afsluiten / openstaande posten (hoofdstuk 6–7)

Tips

  • Print Komend weekend elke vrijdag voor het tandem-team.
  • Wachtlijst beheren via Team → Wachtlijst (niet meer vanuit Tandem Boekingen).
  • Bij bon-problemen: noteer bonnummer uit PDF ({bon_code} op bon) én bij EVP/SF de controlecode / ACM.
  • Na SF Geldig: controleer of de klant de mail met PDF heeft (Communicatie → Verzendlog); anders opnieuw Mail.
  • Op het veld: QR-scan faalt? Nummer + code handmatig (hoofdstuk 3).
  • Templates en bonsoorten wijzigen? Eerst PDF-voorbeeld bekijken vóór live verkoop.
  • Eigen bon-template weggooien? Alleen als die niet meer aan een bonsoort of bestaande bon hangt (zie hoofdstuk 15).

Toekomst (besluit, nog niet gebouwd)

Online reserveren altijd met een bon. Wie zelf wil vliegen en via Mollie betaalt, krijgt automatisch een EVP-bon en een afspraak. Bestel bon blijft voor cadeau of tegoed zonder datum. Contant alleen op het veld. Gaat het weekend niet door (weer): de bon blijft geldig. Eerst Mollie startgeld live; daarna deze flow.

← Inhoudsopgave PDF