6. Boekhouding

Menu: Team → Boekhouding, Leveranciers en Begroting
Voor: penningmeester (schrijven), bestuur (meestal alleen lezen)

Het kasboek is het financiële dagboek van de club: elke inkomst, uitgave en overboeking met datum, bedrag en Van → Naar. Bovenaan zie je de saldi van bank, kas, Mollie en reserveringen — handig om het banksaldo met je afschrift te vergelijken.

Kasboek openen en begrijpen

Log in met penningmeester- of bestuursrechten.
Open Team → Boekhouding.
Je ziet een lijst van mutaties — nieuwste bovena of filter op periode.

Typische kolommen:

Kolom	Betekenis
Datum	Wanneer geld binnenkwam of uitging (bij Betaald zetten: de betaaldatum, niet de factuurdatum)
Type	Inkomst, uitgave of overboeking
Van → Naar	Waar het geld vandaan komt en naartoe gaat
Categorie	Waarvoor (bijv. contributie, tandem, materiaal) — leeg bij overboeking
Omschrijving	Vrije tekst
Bedrag	In euro
Rekening	Clubrekening (bank, kas, Mollie, reservering)

Boekhouding kasboek

Filteren en printen

Kies een maand (januari–december) om alle mutaties van die maand te zien — handig bij het nalopen van het bankafschrift.
Filter op Bank of Kas om alleen die mutaties te zien. Achter de maandkeuze staan in / uit / beginstand / eindstand (bij Bank of Kas alleen die rekening). In en Uit zijn alleen echte inkomsten en uitgaven. Een overboeking (naar kas, Mollie of een reservering) is een interne verschuiving: die zie je wel in de lijst, maar telt niet mee in die cijfers.
Print maand (naast die cijfers) draait de geselecteerde maand uit, met hetzelfde filter Bank / Kas / beide. In de browser kies je Afdrukken of Opslaan als PDF.
Met de pijltjes ga je naar de vorige of volgende maand. Heel jaar toont weer alles.
Vanuit Maandafstemming kun je op een maand klikken: het kasboek springt naar die maand.
Extra: filter op week of kwartaal, of op categorie.
Jaarrekening (bovenaan) is het hele boekjaar.

Bankafschrift matchen (Knab)

Klik bovenaan Bankafschrift.
Kies het Knab transactieoverzicht (CSV, zoals Knab Transactieoverzicht … 2026-04-01 - 2026-04-30.csv).
Het systeem herkent de maand en vergelijkt in / uit en elke regel met de bankrekening in het kasboek — alleen inkomsten en uitgaven. Een transactiedatum tot 2 dagen vóór de maand telt mee (boekdatum is vaak wél in de maand).
Klopt het? Je ziet Match. Zo niet: wat eraan scheelt, plus regels alleen op de bank of alleen in het kasboek.
Klik op een kasboekregel om datum of bedrag te corrigeren — vergelijk blijft open. Na opslaan wordt opnieuw gematcht.
De Knab-CSV heeft meestal geen saldo. Begin- en eindstand komen uit het kasboek. Staat het saldo wel in de Knab-app, vul dat optioneel in — dan wordt dat ook gecontroleerd.

Overboekingen (kas, Mollie, reserveringen) doen niet mee in deze vergelijking — dat zijn interne schuiven, geen externe bankmutaties.

Maandafstemming bank en kas

Apart rapport om elke maand te vergelijken met je bankafschrift en kas.

Klik bovenaan Maandafstemming.
Je ziet per maand: in, uit en stand voor de bankrekening en voor de kas.
De eerste regel is de beginstand op 1 januari. Daarna januari tot december; onderaan het jaartotaal en de eindstand.
Vergelijk de kolom Stand bij bank met het saldo op je afschrift van die maand.
Klik op een maand om de mutaties van die maand in het kasboek te openen.
Optioneel: CSV downloaden of Printen (liggend A4).

Wat telt mee:

Alleen geld dat écht op de bankrekening of in de kas is gekomen of gegaan (na Betaald).
Een overboeking (kas, Mollie, reservering) telt niet mee in in/uit — dat is een interne verschuiving, geen bankmutatie.
Openstaande posten (verzonden factuur, startgeld nog te betalen) zitten er niet in tot je ze op Betaald zet.
Mollie en reserveringen verschijnen pas in de bankcijfers als het geld als inkomst/uitgave op de bank (of kas) is geboekt, niet via overboeking.
Interne boekingen (bijv. lespakket) tellen niet mee.

Handmatige mutatie toevoegen

Gebruik voor uitgaven of inkomsten die niet automatisch uit facturen of openstaande betalingen komen.

Klik Mutatie toevoegen.
Kies Inkomst, Uitgave of Overboeking.
Kies de clubrekening (bank, kas, Mollie of een reservering).
Bij uitgave: kies altijd een leverancier (onbekend → Diversen).
Bij overboeking: kies naar welke rekening het geld schuift (geen categorie, telt niet mee in winst/verlies).
Vul datum, bedrag, categorie (niet bij overboeking) en omschrijving in.
Bij inkomst kun je een klant zoeken (lid, donateur of tandemklant) en aanklikken in de lijst.
Opslaan.

Tip: houd omschrijvingen herkenbaar (“Tankbon lier 12-4-2026”) — handig bij jaarafsluiting.

Leveranciers en reserveringen

Menu: Team → Leveranciers (ook via de knop in het kasboek)

Leveranciers

Elke uitgave hoort bij een leverancier met IBAN (gecontroleerd). Diversen is het vangnet als je de echte crediteur nog niet weet — daar is IBAN niet verplicht. Mollie staat al in de lijst voor betalingskosten.

Oude mutaties: op Leveranciers kun je Haal uit oude mutaties gebruiken. Het systeem zoekt namen in omschrijvingen van eerdere uitgaven (geen IBAN — die stond destijds niet in het kasboek). Vink aan wat klopt; optioneel worden die uitgaven van Diversen naar de echte leverancier gezet. IBAN vul je later in. Categorie-achtige teksten (“Brandstof”, “Tankbon”) worden overgeslagen.

Reserveringen

Dit zijn interne boekhoudsaldi, geen extra bankrekening. Je maakt er een aan (bijv. “Reservering ALV”) en schuift geld heen via kasboek → Overboeking. Het totaal van de club verandert niet; alleen de verdeling over reserveringen.

Op het kasboek staat onder de KPI’s het blok Clubrekeningen & reserveringen: beginstand, in/uit, overboekingen en eindsaldo per rekening. Bovenaan zie je Bankrekening (afschrift) — dat is bank + reserveringen (zelfde rekening, interne schuiven). Vergelijk dat met je bank. De regel Bankrekening in de tabel is het vrije deel ná reserveringen. Subtotaal bank telt daar Mollie bij. Openstaand is wat nog geïnd moet worden en zit niet in de bankstand. Subtotaal kas is contant. Onderaan: totaal clubvermogen.

Mollie

Clubrekening Mollie is al aanwezig. Klant betaalt → geld op Mollie; uitbetaling naar de bank = overboeking Mollie → Bank. Provisie = uitgave vanaf Mollie naar leverancier Mollie.

Automatische mutaties — wanneer gebeurt dat?

Veel geldstromen hoef je niet dubbel in te voeren:

Wat gebeurt er?	Kasboek
Iemand betaalt openstaande post (startgeld, factuur, handmatige vordering) via knop Betaald	Automatisch inkomsten-mutatie
Tandembon op Betaald (Tandem Bonnen)	Automatisch inkomsten-mutatie (Vechtdal-/Euroflybonnen)
Contant startgeld aan einde vliegdag (zonder openstaande post)	Automatisch bij afsluiten
Factuur op Betaald gezet in Facturen	Automatisch mutatie(s) met de categorie(ën) van de factuurregels. Meerdere categorieën: één bruto-inkomst (matcht bank) + interne verdeling per categorie — klik ↔ verdeling in het kasboek. Eén categorie: één mutatie direct op die categorie. Uitzondering: is de verkoop al geboekt via de tandembon, dan komt er geen tweede tandem-mutatie — de factuurbetaling hangt aan die bestaande regel.

Openstaande betaling = nog geen geld in kasboek (vordering).
Betaald = wel in kasboek.

Zie hoofdstuk 7 voor facturen en openstaande posten.

Categorieën

Categorieën (inkomsten/uitgaven) zijn vast ingesteld voor de club — bijv. contributie, tandem, startgeld, materiaal, bankkosten, betalingskosten (Mollie).

Bij Mollie-betalingen (startgeld, facturen): het systeem boekt de volledige vordering als inkomsten; de Mollie-provisie komt als aparte uitgave (rekening Betalingskosten / U014, plugin ≥ 2.53.41). Netto = wat op het Mollie-saldo binnenkomt. Zie docs/PSM-STARTGELD-BETAALVERZOEK-MOLLIE-PLAN.md §5.8 en §14 (Mollie nog niet live).

Bij handmatige mutatie kies je een categorie uit de lijst.
Bij factuur betalen landen de bedragen in de kasboekcategorie per factuurregel. Eén factuur kan zo startgeld én verhuur tegelijk boeken. Bij meerdere categorieën zie je in het kasboek eerst één bruto-inkomst (het volledige factuurbedrag op de bank) en daaronder — na uitklappen — de interne verdeling per categorie. Eén regel kun je ook intern uitsplitsen (bijv. startgeld + begeleiding): de klant ziet één regel, het kasboek twee posten. Begeleiding (uitgave) is een interne kost, geen extra bankafschrijving. De categorie Factuurontvangst (tussenrekening) is alleen technisch — die telt niet mee in jaarrapporten. De standaardcategorie bovenaan geldt voor nieuwe regels.

Vraag de vorige penningmeester welke categorie bij welke soort post hoort als je nieuw bent.

Begroting

Menu: Team → Begroting

Waarvoor?

Jaarplan per categorie: wat verwachten we te ontvangen en uit te geven, versus wat er werkelijk in het kasboek staat (realisatie).

Werkwijze

Open Begroting, kies het jaar.
Vul per categorie de begrote bedragen in (penningmeester).
Realisatie loopt automatisch mee uit het kasboek (alleen mutaties van dat boekjaar).
Vergelijk verschil voor bestuursvergaderingen.
Begrotingsrapport printen voor de ALV — rapport haalt altijd vers data op voor het gekozen jaar; layout is A4.

Tip: Voor een toekomstig jaar (bijv. 2027) is realisatie € 0 tot er kasboekmutaties in dat jaar staan.

(Screenshot volgt: begroting vs realisatie)

Openstaande betalingen vs kasboek — onthoud

	Openstaande betaling	Kasboek
Betekenis	“Moet nog betalen”	“Geld is binnen/uit”
Voorbeeld	Factuur verzonden	Debiteur heeft betaald
Module	Openstaande betalingen	Boekhouding

Export naar accountant

Er is geen aparte “Excel-export”-knop in elk scherm — gebruik:

Kies een maand (en eventueel Bank of Kas) → Print maand → in de browser Opslaan als PDF
Of noteer totalen per categorie uit Begroting

Persoonsgegevens exporteer je via Gegevensexport (AVG), niet via kasboek.

Veelgestelde vragen

De bankstand in de app wijkt af van het afschrift?
Gebruik Maandafstemming: de kolom Stand bank per maand hoort te matchen met je afschrift. Openstaande betalingen (verzonden facturen, startgeld nog te betalen) zitten niet in het kasboek — pas na Betaald. Vergelijk de KPI Bankrekening (afschrift) met je rekening (inclusief reserveringen op diezelfde rekening). Mollie telt daar niet in tot het is uitbetaald. Verder: beginstand van het boekjaar, mutaties die wel op de bank staan maar niet in het kasboek (of omgekeerd), en interne lespakket-boekingen (die tellen niet mee in het banksaldo).

De som van de uitgaven in de tabel is anders dan Uit in de kaart?
Dat hoort gelijk te zijn (zelfde rekening, zelfde maand). Overboekingen tellen niet mee in In/Uit. Staat Type op alles, dan zie je overboekingen in de lijst maar niet in de kaart.

Overboeking telt mee in de begroting?
Nee. Overboekingen hebben geen categorie en tellen niet mee in inkomsten/uitgaven of begroting — alleen de saldi van de reserveringen verschuiven.

Ik zie dubbele mutatie.
Controleer of je handmatig hebt ingevoerd én via Betaald hebt afgehandeld — één van beide is genoeg. Bij tandembonnen: de kasboekregel hoort bij de bon (Betaald in Tandem Bonnen). Een factuur voor dezelfde verkoop mag niet een tweede regel maken; staat die er toch (oud), wis de extra regel met bron Openstaande betaling.

Bestuur mag niet wijzigen.
Klopt standaard — bestuur heeft Readonly op boekhouding (gele banner). Penningmeester heeft Volledig. Aanpassen via Team → Teamrollen.

Startgeld staat openstaand maar is contant betaald.
Afhandelen via Openstaande betalingen → Betaald of volgens clubafspraak kwijtschelden — zie hoofdstuk 7.

Vrije tandem op Contant komt niet in het kasboek.
Open Start Logboek, kies die vliegdag, en gebruik Afrekenen bij de passagier of Startgeld bijwerken. Contant hoort in het kasboek, niet bij Openstaande betalingen.