9. Leden en contributie

Menu: Team → Leden & contributie en Communicatie → Groepsmail
Voor: bestuur en administrator

De ledenmodule is het adresboek en administratiebestand van de vereniging: leden, donateurs, relaties, contributie en koppeling met facturatie.

Ledenlijst openen

  1. Log in met bestuur-rechten.
  2. Open Team → Leden & contributie.
  3. Je ziet een tabel met filters (type lid, status, zoek op naam).

(Screenshot volgt: ledenlijst met filters)

Wie staat er in?

Type Gebruik
Lid Vliegend lid met lidnummer, contributie
Donateur Ondersteunt zonder vliegrecht — soms andere contributie
Relatie Debiteur of contact zonder lidmaatschap — kan ook vanaf de startlijst worden aangemaakt (startleider vult e-mail, telefoon en AVG-toestemming in)

Typische gegevens per persoon: naam, adres, e-mail, telefoon, lidnummer, lidtype, KNVvL-gegevens (indien bijgehouden), contributiestatus.

Lid toevoegen of wijzigen

Nieuw lid

  1. Klik Lid toevoegen (of +).
  2. Vul verplichte velden in (naam, contact minimaal).
  3. Kies type (lid / donateur / relatie).
  4. Ken lidnummer toe volgens clubconventie (of automatisch).
  5. Opslaan.

Bestaand lid wijzigen

  1. Zoek de persoon in de lijst.
  2. Open Bewerken.
  3. Pas adres, e-mail, lidtype, enz. aan.
  4. Opslaan.

Tip: wijzigingen in e-mail zijn belangrijk voor facturen en leden-mail — controleer spelling.

Contributieperiodes

Contributie wordt per periode (meestal kalenderjaar) bijgehouden:

  1. Open tab of sectie Contributie / Periodes (naam kan per versie iets verschillen).
  2. Periode openen voor het lopende jaar — bedrag en type lid koppelen.
  3. Sluiten als contributie voor dat jaar is afgehandeld.

Open periodes + juiste bedragen zijn nodig voor bulk contributiefacturen (hoofdstuk 7).

Contributiebedragen

Bedragen (heel jaar / half jaar, lid en donateur) staan op Team → Shop → Website-prijslijst — niet onder Instellingen. Vervaldatum en halfjaar-grens stel je in via Team → Instellingen → tab Donateurs/leden.

Jaarwissel: pas de prijs op de prijslijst aan vóór 1 januari. Bestaande periodes blijven op het toen vastgelegde bedrag.

Contributie status per lid

Per lid zie je of contributie open, betaald of vrijgesteld is. Werk dit bij na betaling (via factuur of handmatige afhandeling).

Koppeling met facturatie

Taak Waar
Eén lid factureren Facturen → Nieuwe factuur → debiteur uit ledenlijst
Hele club contributie Facturen → Bulk contributie
Openstaand bedrag Openstaande betalingen (na verzenden factuur)

Zorg dat adres en e-mail in Leden kloppen vóór je facturen verstuurt.

Leden e-mail — groepsmail

Menu: Team → Communicatie → Groepsmail
(niet hetzelfde als transactionele e-mail — zie hoofdstuk 17)

Waarvoor?

E-mail sturen naar een selectie van leden, donateurs, relaties, tandemklanten en/of individuele contacten.

Stap voor stap

  1. Open Groepsmail.
  2. Kies ontvangers: filters (soort incl. tandemklant, lidmaatschap, contributie) en/of zoek individuele contacten op naam of e-mail.
  3. Kies template of schrijf onderwerp + inhoud. Stel eventueel Reply-To in (waar antwoorden naartoe gaan; afzender blijft ledenadmin@eurofly.nl).
  4. Gebruik placeholders waar beschikbaar (clubnaam, logo — zie hoofdstuk 16).
  5. Controleer de telling van ontvangers. Wie zich heeft afgemeld van clubnieuws, telt als overgeslagen (niet meegestuurd).
  6. Testmail, daarna Versturen.

Afmelden (clubnieuws)

  • Groepsmail en contributie-bulk hebben een afmelden-link (en Gmail/Hotmail-knop).
  • Afmelding stopt alleen clubnieuws — niet boekings- of betalingsmail.
  • In Leden & contributie zie je wie is afgemeld (filter Afgemeld clubnieuws); daar kun je clubnieuws weer toestaan.

AVG en netiquette

  • Stuur geen onnodige persoonsgegevens in de mail.
  • Respecteer afmeldingen (worden automatisch overgeslagen).
  • Geen gevoelige financiële details in groepsmail — liever persoonlijke factuur.

(Screenshot volgt: leden e-mail opstellen)

AVG livegang (NAW-toestemming)

Menu: Team → Communicatie → AVG livegang

Scope: alleen oude Eurofly-imports (en @import-accounts via WhatsApp). Wie zichzelf een account aanmaakt (startlijst/relatie met AVG-vinkje, of account vanaf 2026-01-01 zonder legacy-debiteurnummer) heeft al toestemming voor gegevensopslag en zit niet in de mailbatch.Voor: bestuur (bij officiële livegang van de nieuwe site)

Campagne om iedereen met een clubaccount (behalve tandemklanten) te vragen of hun NAW mag blijven staan in de clubadministratie. Ontvangers krijgen een persoonlijke link (geen inloggen) naar de bevestigingspagina op eurofly-vechtdal.nl.

Mails worden verstuurd als Eurofly Vechtdal Paragliding vanaf administratie@eurofly-vechtdal.nl (niet het WordPress-/smetana-afzenderadres).

Wat je ziet

Bovenaan staan tellingen: nog te mailen, alleen telefoon, verstuurd, bezocht, blijven, wisverzoek, afgemeld (Unsub), gewist, wacht op antwoord.

Wie in de AVG-mail op Afmelden klikt, krijgt status Afgemeld: geen verdere AVG-mails, maar nog geen wisverzoek. In het overzicht kun je Unsub omzetten naar wisverzoek (selectie of alle).

Accounts met e-mailadres …@import.eurofly.nl hebben geen echt e-mailadres (alleen telefoon bij import). Die krijgen geen campagne-mail. Filter in het overzicht op Alleen telefoon (@import). Ontbreekt het nummer: klik de rij → vul alleen telefoon in (e-mail mag leeg) → Opslaan → knop WhatsApp. Die opent een chat met kant-en-klare tekst + unieke bevestigingslink (handmatig versturen via WhatsApp Web/app).

Twee tabbladen:

Tab Doel
Versturen Mailtekst, herinneringstekst, batch versturen, test- of herinnering naar geselecteerde personen (geen @import-adressen). Bij verzenden: voortgangsbalk boven de tabs
Overzicht / hertest Status per persoon, filter/sort, telefoon, WhatsApp, donateur J/N, CSV, herinnering naar aangevinkte rijen, response wissen

Mail opstellen en versturen

  1. Open AVG livegang.
  2. Controleer de tellingen.
  3. Pas onderwerp en bericht aan (tekstverwerker: vet, links, lijsten, enz.) → klik Sjabloon opslaan (anders verdwijnt de tekst bij herladen).
    Placeholders in het bericht:
    • {first_name} — voornaam
    • {avg_launch_url} — unieke bevestigingslink
    • {email} — e-mailadres van de ontvanger
  4. Optioneel: pas de herinneringstekst aan (korte tekst die vraagt om toch te reageren). Die komt bij een herinnering boven de oorspronkelijke mail te staan.
  5. Batch: kies batchgrootte (standaard 25, max. 50) → Verstuur volgende batch. Alleen personen die nog geen campagne-mail kregen, komen in de wachtrij. Tijdens het versturen zie je een voortgangsbalk (ook bij selectie of herinnering) met teller verzonden / totaal; verstuurknoppen zijn dan tijdelijk uitgeschakeld.
  6. Testselectie: typ minstens 2 tekens (naam of e-mail), vink personen aan → Verstuur naar selectie. Handig om eerst naar jezelf of een collega te mailen.
  7. Herinnering: zelfde selectie → Herinnering naar selectie, of in tab Overzicht rijen aanvinken → Herinnering sturen. De mail is: korte herinnering + scheiding + oorspronkelijke tekst. Onderwerp wordt «Herinnering: …». De bestaande bevestigingslink blijft geldig (wordt niet vernieuwd).

Op de bevestigingspagina kan de ontvanger:

  • NAW inzien en verbeteren
  • Brevet & bevoegdheden controleren/aanpassen (lier L1–L3, berg B1–B3, tandem/lierman/instructeur)
  • Mijn AVG (inzage) in een popup — werkt via de unieke link, zonder inloggen
  • Privacybeleid in een popup
  • Website openen (nieuw tabblad)
  • blijven bevestigen
  • een wisverzoek indienen (wordt gemarkeerd; daarna anonimiseer je via de contact-popup)

De bevestigingspagina is een standalone scherm (geen volledige website-navigatie), wel in Vechtdal-huisstijl.

Overzicht, CSV en hertest

  1. Open tab Overzicht / hertest.
  2. Filter op status (Nog geen antwoord, Blijven, Wisverzoek, Afgemeld (Unsub), Geanonimiseerd, Bounce / mail dood, Mail verkeerd, Alleen telefoon (@import), Donateur J, Donateur N, …) en/of zoek op naam/e-mail. In de tabel zie je per rij de Status-pill, een kolom Unsub (J/—) en het antwoordtijdstip.
  3. Sorteer op naam, status, verstuurd datum (Mail / WA) of antwoorddatum (dropdown of klik op de kolomkop). Opnieuw klikken wisselt oplopend/aflopend; rijen zonder datum blijven onderaan.
  4. Kolom Donateur toont J of N (WordPress-rol donateur). Voor @import: kolom telefoon + knop WhatsApp. WhatsApp gebruikt een korte link (?c= + 8 tekens); opnieuw openen hergebruikt dezelfde link.
  5. CSV exporteren — downloadt de (gefilterde) lijst voor Excel/administratie. Kolommen o.a. naam, e-mail, telefoon, placeholder-flag, status, donateur, mail-/WhatsApp-/bezoek-/antwoorddatum, batch.
  6. Voor hertest: vink rijen aan → Response wissen — bezoek/antwoord wissen; dezelfde link blijft geldig.
  7. Klik op een rij → popup: contact corrigeren, AVG-reactie handmatig zetten op Blijven of Verwijderen / wisverzoek (handig bij antwoord per losse e-mail/telefoon), of onderaan Account anonimiseren (typ ANONIMISEER).

Account anonimiseren (ghost)

Bij een wisverzoek (of handmatig): open de contact-popup → Anonimiseren.

  • Persoonsgegevens weg; weergavenaam wordt Verwijderde gebruiker.
  • E-mail wordt een unieke alias van anoniem@eurofly-vechtdal.nl (bijv. anoniem+123@… — WordPress eist unieke adressen).
  • Gebruikersnaam wordt anoniem-123 (zodat dezelfde persoon later opnieuw als nieuw lid kan worden aangemaakt).
  • Login uit (geen rollen, geen wachtwoord-reset; meta psm_anonymized).
  • Starts, lier-log en dagtellingen blijven bestaan en wijzen naar de ghost — tellingen blijven kloppen.
  • CRM-gesprekken van deze persoon worden volledig gewist.
  • Facturen/boekhouding blijven; toekomstige teamplanning wordt verwijderd.
  • Geanonimiseerde accounts verdwijnen uit de normale AVG-livegang-lijst en campagne; filter Gewist en KPI Gewist houden de telling bij.
  • Teamlid / bestuur / beheerder kan niet worden geanonimiseerd (eerst rollen afhalen).
  • Niet ongedaan te maken.

Zelfde persoon opnieuw aanmelden

Niet het ghost-account “herstellen”. Maak een nieuw WordPress-account (Ledenbeheer of Gebruikers) met het echte e-mailadres. Het oude ghost-account blijft staan voor historie.

Als lid toevoegen faalt omdat het echte e-mailadres of de oude login nog aan de ghost hangt (of er per ongeluk weer clubrollen op staan):

  1. Open AVG livegang → filter Gewist → open de persoon.
  2. Klik Ghost vrijmaken (bevestigen). Dat zet e-mail op anoniem+ID@…, login op anoniem-ID, en haalt clubrollen weg. Het account blijft bestaan.
  3. Maak daarna het nieuwe account met het echte e-mailadres.

Let op

  • Een wisverzoek wist niet automatisch — anonimiseer via de popup zoals hierboven.
  • Tandemklanten zitten niet in deze campagne.
  • De bevestigingspagina moet live staan op Vechtdal (/avg-bevestiging/). Zonder die deploy werkt de link in de mail niet.

(Screenshot volgt: AVG livegang versturen / overzicht) (Screenshot volgt: AVG livegang voortgangsbalk tijdens batch)

Relatie met andere onderdelen

Onderdeel Koppeling
Start Manager — aanmelden Leden met account verschijnen in naam-suggesties
Facturen Debiteur = lid/donateur/relation
Gegevensexport AVG-overzicht per persoon (hoofdstuk 13); wisverzoeken uit livegang hier opvolgen
AVG livegang Campagne NAW-toestemming bij site-livegang (dit hoofdstuk)
Planning Teamleden uit leden/accounts met rol teamlid
Team rechten Blog schrijven/goedkeuren, foto upload/goedkeuren — niet meer in leden-detail

Team rechten (blog en foto)

Blog- en foto/video-rechten staan niet meer in het leden-detail. Bestuur regelt ze centraal via Team → Bestuur → Teamrollen.

Zie hoofdstuk 18 voor uitleg en veelgestelde vragen.

Actiepunten (bestuur)

Menu: Team → Bestuur → Actiepunten (alleen rol bestuur)

Hier houdt het bestuur openstaande acties bij (status: Open / In progress / Gereed). Bij Nieuw actiepunt vul je een korte titel en optioneel een omschrijving in (de omschrijving hoort niet in de titel). Je kunt één of meer personen toewijzen (bestuur, teamlid of instructieteam; namen uit de import worden automatisch gekoppeld), commentaar met datum plaatsen, en een updateverzoek per e-mail sturen. De ontvangers krijgen een link naar dat ene actiepunt en kunnen commentaar zetten; bestuur kan daar ook de status wijzigen.

Bijlagen: per actiepunt max. 3 bestanden (zelfde typen als Teambestanden: PDF, Office, afbeeldingen, …). Bestanden staan veilig op de server (zelfde opslag als Teambestanden). Bij een PDF of afbeelding kun je Voorbeeld openen zonder te downloaden; downloaden en verwijderen kan ook vanaf de detailpagina of de deep-link. Op lijst en bord zie je een paperclip als er bijlagen zijn.

In de ochtendmail (Communicatie Hub → CRM → Ochtendmail) staan niet alle actiepunten. Eerst gisteren bijgewerkt (status of nieuw commentaar), daaronder max. 5 andere kritieke: zonder verantwoordelijke, in uitvoering, stil sinds 7+ dagen, of recent nieuw — met link naar het item.

Weergave: kies Lijst of Bord. Op het bord staan drie kolommen; sleep een kaart naar een andere kolom om de status te wijzigen. Op lijst en bord zie je onder de titel de omschrijving (als die is ingevuld); op het bord daaronder (indien aanwezig) de laatste opmerking met datum, plus onderaan hoe lang het item open / in progress is of wanneer het gereed werd. Klik op een kaart (of rij) voor details; daar kun je titel en omschrijving ook nog aanpassen. Printen blijft via de printknop. Bij toewijzen typ je een naam (autocomplete); meerdere personen als chips.

Printen: via Printen kies je welke statussen mee gaan (Open / In progress / Gereed). Per actiepunt staan de commentaren eronder op aparte regels (datum, auteur, tekst).

Taken bestuur (checklist)

Frequentie Taak
Doorlopend Nieuwe leden invoeren, adreswijzigingen
Bij nieuw teamlid/instructeur Team rechten: blog/foto-vinkjes indien nodig
Begin jaar Contributieperiode openen; bedragen controleren op Website-prijslijst
Na bulk factuur Betaalde contributie bijwerken
Bij verzoek Gegevens corrigeren; AVG via Gegevensexport

Veelgestelde vragen

Lid staat niet in Start Manager suggestielijst.
Vaak ontbreekt een gekoppeld website-account — bestuur of beheerder koppelt account aan lid.

Donateur vs lid op factuur.
Kies juiste debiteur-type — staat op factuur en in administratie.

Mag penningmeester leden wijzigen?
Meestal nee — alleen bestuur. Penningmeester gebruikt leden alleen als debiteur bij factureren.

← Inhoudsopgave PDF